Omavalvonta ei ole raportointia – miksi nämä sekoitetaan
Omavalvonta ymmärretään usein asiakirjoina ja raportointina, vaikka kyse on kahdesta eri asiasta.
Raportointi liittyy ulkopuoliselle taholle annettavaan selvitykseen.
Omavalvonta liittyy toiminnan rakenteeseen ja vastuun kohdentumiseen arjessa.
Tämän sivun tarkoitus on erottaa nämä käsitteet toisistaan.
Miksi omavalvonta mielletään raportointina?
Sekaannus syntyy usein siitä, että omavalvonnasta puhutaan asiakirjojen kautta.
Kun huomio kohdistuu dokumentteihin eikä rakenteeseen:
- omavalvonta näyttäytyy raportointina
- kirjaaminen koetaan velvollisuutena
- tarkoitus hämärtyy
Omavalvonnan ydin ei kuitenkaan ole dokumentti, vaan toiminnan jäsentäminen.
Mitä raportointi tarkoittaa
Raportointi on tiedon toimittamista ulkopuoliselle taholle.
Se on luonteeltaan:
- reaktiivista
- tapahtumakohtaista
- kohdistuu yksittäiseen tilanteeseen
Raportointi vastaa kysymykseen: mitä tapahtui ja miksi.
Omavalvonta ei toimi tällä periaatteella.
Mikä omavalvonnan tarkoitus on?
Omavalvonnan tehtävä on jäsentää toimintaa ennakolta.
Se tekee näkyväksi:
- toiminnan rajat
- vastuun kohdentumisen
- milloin poikkeama syntyy
Omavalvonta ei reagoi tapahtumiin, vaan määrittää niiden merkityksen.
Mitä tapahtuu, jos käsitteet sekoitetaan
Kun omavalvonta ymmärretään raportointina:
- dokumentointia syntyy liikaa
- vastuun rajat hämärtyvät
- kirjaaminen kohdistuu väärään paikkaan
- toiminta kuormittuu tarpeettomasti
Kun käsitteet erotetaan:
- rakenne selkeytyy
- kirjaaminen vähenee
- vastuu pysyy ymmärrettävänä
- omavalvonta palvelee tarkoitustaan
Omavalvonnan ja raportoinnin suhde
Raportointi voi olla osa omavalvontaa, mutta se ei ole sen perusta.
Suhde on seuraava:
- omavalvonta määrittää rakenteen
- raportointi kuvaa yksittäisen tilanteen
Ilman rakennetta raportointi jää irralliseksi. Ilman raportointia rakenne pysyy silti olemassa.
Yhteys omavalvonnan rakenteeseen
Rakenteellinen omavalvonta perustuu siihen, että toiminta on jäsennetty etukäteen.
Kun rakenne on selkeä:
- raportointia ei tarvita ennakoivasti
- dokumentointia ei tarvitse simuloida
- vastuu on näkyvissä ilman jatkuvaa kirjaamista
Omavalvonta toimii tällöin ennakoivasti, ei jälkikäteen selittävästi.